Interview: HR-leidinggevende over de thuiswerkbegeleiding die bedrijven zouden moeten bieden
Te midden van de nieuwe veranderingen die organisaties en onderwijsinstellingen maken, gezien het recente klimaat, wordt er naar human resources-leiders over de hele wereld gekeken voor begeleiding bij het beschermen van hun werknemers en het verschaffen van inzichten voor hun nieuwe normaal.
Yamaha sprak met een HR-veteraan met meer dan 20 jaar ervaring in meerdere branches, waaronder: technologie, financiën, farmacie en e-commerce, over hoe werkgevers gedurende deze tijd (en daarna) kunnen zorgen voor succes en productiviteit door hun managers en teams met de juiste vooruitzichten, informatie en tools uit te rusten.
Hier is een transcriptie van het interview, gehouden op 18 maart 2020:
Hoe moeten werknemers of managers bepalen welke apparatuur voor werken vanuit huis essentieel is voor henzelf en hun teams?
- Hoe moeten werknemers of managers bepalen welke apparatuur voor werken vanuit huis essentieel is voor henzelf en hun teams?
- Is het thuisnetwerk van de werknemer veilig (beveiligd met een wachtwoord), vooral als hij werkt aan bedrijfseigen informatie die toegankelijk zou kunnen zijn voor de buurman die zijn internet 'leent'?
- Ze moeten bepalen welke apparatuur nodig is op basis van de taak die de werknemer vervult. Niet alle medewerkers hebben dezelfde tools nodig. Praten ze regelmatig met klanten? Moeten ze conferentiegesprekken of videovergaderingen hosten, waarvoor een goede telefoon met luidspreker en goede video nodig zijn? Dit bepaalt welke tools nodig zijn.
- Heeft iedereen een speciale gratis conferentielijn die ze kunnen gebruiken voor hun gesprekken/vergaderingen? Of deelt het team er één? Er is niets erger dan inbellen bij het begin van een gesprek en dan te ontdekken dat er al een andere vergadering plaatsvindt via die inbellijn.
- Betaalbaarheid en budget van het bedrijf spelen hierbij een grote rol. Is het een groot bedrijf dat het zich kan veroorloven extra apparatuur aan te schaffen (luidsprekertelefoons enz.) voor werknemers, of zullen ze het moeten doen met wat ze hebben?
Wat moeten werkgevers promoten of voorstellen tijdens deze overstap naar werken vanuit huis, aangezien zoveel bedrijven niet voorbereid waren?
- Afhankelijk van de functie kan het nodig zijn dat de manager communiceert of herhaalt wat de verwachte werkuren zijn (bijv. kernwerkuren die beschikbaar moeten zijn voor klanten en collega's).
- Als er verwacht wordt dat ze zowel telefonisch als online beschikbaar zijn, zorg dan dat dit wordt gecommuniceerd. Sommige telewerkers vergeten bijvoorbeeld om hun voicemailberichten op kantoor te checken, totdat ze naar kantoor gaan.
Hoe moeten managers inchecken? Is het verplicht stellen van video-aan goed of gaat het te ver? Wat is de beste werkwijze?
- Ik denk dat het verplicht stellen van video iets te ver gaat.
- Er kan een teamwebsite of SharePoint zijn waar werknemers 'inloggen' wanneer ze aan het werk zijn en uitloggen wanneer ze pauze hebben of klaar zijn voor de dag. Het hangt zeker af van de positie, het uit te voeren werk, enz.
Waar moeten teams op de lange termijn aan denken om weer aan het werk te gaan?
- Ik denk dat ze moeten nadenken over langdurig werken op afstand.
- Als dit enkele maanden aanhoudt, zal de huidige 'pleister'-oplossing die ze nu toepassen, op de lange duur niet werken.
- Werkgevers moeten mogelijk leasen of investeren in de juiste telewerktools/-technologie waardoor het werk van telewerkers probleemloos overkomt op hun klanten.
Externe werknemers willen het gevoel hebben dat ze 'bij' het bedrijf 'horen' ... dat het bedrijf ze waardeert ... wat moeten teams/managers doen?
- Laat een team zich wekelijks melden
- Voer dagelijks een virtueel updategesprek waarin het team belangrijke aanwijzingen en belangrijke berichten van de manager over projectprioriteiten krijgt
- Deel best practices en tools (Zoom, Microsoft Teams enz.)
Hoewel werknemers weghouden van kantoren en werkplekken veel organisaties ongetwijfeld zal beïnvloeden, zijn vaag beleid en kortetermijnprocessen niet voldoende. Bedrijfsbrede reacties, ondersteuning en investeringen van bovenaf zullen bevorderlijk zijn voor zowel grote als kleine teams.
Dit is voor velen een onontgonnen terrein, maar in ieder geval moeten werkgevers werknemers om hulp vragen bij het identificeren van de tools/middelen die nodig zijn om de productiviteit en het comfort te verbeteren.
Als werknemers het gevoel hebben dat hun werkgevers in deze tijden echt om hen en hun persoonlijke behoeften geven, kan dit de werkgever alleen maar ten goede komen - in veel gevallen verbetert de productiviteit en voorkomt het dat werknemers het bedrijf verlaten.