7 redenen waarom videoconferencing een belangrijke vergadertool is

Waarom communiceren we via videoconferentiesystemen? Is het omdat ze visuele signalen bieden die we alleen zien als we een persoonlijk gesprek hebben? Misschien is het het gemak van praten met iemand ergens in de wereld zonder te hoeven reizen? Hoe dan ook, we zien een enorme sprong in het gebruik van communicatie op afstand onder de beroepsbevolking.

In deze gids hebben we 7 belangrijke voordelen van videoconferencing gedeeld die een enorme impact hebben op uw zakelijke relaties en de algehele productiviteit. We hopen dat deze gids u helpt te zien waarom het toevoegen van video zo belangrijk is voor effectieve communicatie en een goede aanvulling kan zijn voor uw organisatie.

Een videoconferentiesysteem maakt het gemakkelijk om vergaderingen te organiseren waar het hele team aan kan deelnemen. De mogelijkheid om met meerdere partijen te praten, ongeacht hun locatie, is een geweldige manier om verschillende teams bij elkaar te brengen en een diepere verbinding tot stand te brengen.

Vertrouwen wordt sneller opgebouwd bij videoconferencing dan bij een audiogesprek. Wanneer u mensen van aangezicht tot aangezicht ontmoet, hun glimlach ziet en op hun lichaamstaal reageert, leert u hen op een veel dieper niveau kennen. U kunt ontspannen als u ziet hoe de andere partij reageert, waardoor de interactie een stuk minder stijf aanvoelt. Kortom, videoconferencing geeft een gezicht (en een stem) aan een naam.

Mensen zijn veel beter in het bewaren van visuele informatie dan auditieve informatie. Studies hebben aangetoond dat slechts 7% van de communicatie verbaal is (d.w.z. uw woorden), terwijl uw vocale verbuiging er 38% van vormen en non-verbale signalen 55%. Met videoconferencing kunt u de lichaamstaal, gebaren, gezichtsuitdrukkingen en nog veel meer van de andere partij zien.

Het toevoegen van video aan een telefonische vergadering kan ook de productiviteit helpen verhogen. De menselijke gespreksstijl kan ervoor zorgen dat deelnemers niet worden gestoord door afleidingen die kunnen voorkomen bij alleen een audiogesprek, zoals het checken van e-mails. Omdat uw normale etiquette begint te werken en u wordt aangemoedigd om oogcontact te houden met de andere partij, wordt u meer gefocust op het gesprek en voelt u zich meer afgestemd op elkaars onmiddellijke behoeften.

Het persoonlijk bij elkaar brengen van uw team kan hoge kosten met zich meebrengen voor de organisatie. Voor het hosten van een persoonlijke conferentie kunnen vlucht-, accommodatie- en diverse andere kosten nodig zijn. Het neemt werknemers ook een tijdlang weg van hun dagelijkse taken. Met videoconferencing kunnen teams eenvoudig en zo vaak als nodig contact met elkaar opnemen. Met de huidige technologieën kan videoconferencing net zo natuurlijk aanvoelen als persoonlijke communicatie.

De nieuwste videoconferentiesystemen bieden extra functies die een conferentietelefoon niet kan evenaren. Dia's delen, enquêtevragen instellen en live samenwerken aan een document zijn slechts een paar veelvoorkomende tools van videoconferentiesoftware. Deze toevoegingen zorgen voor een natuurlijker gesprek en zorgen voor extra betrokkenheid bij de deelnemers.

Zoals we eerder vermeldden, bespaart videoconferencing een hoop tijd die u normaal gesproken zou besteden aan het maken van afspraken en reizen. Met de flexibiliteit en het gemak van videoconferencing kunt u geïmproviseerde vergaderingen hosten zodra beide partijen inloggen op hun conferentiesoftware. Hierdoor kunt u direct ter zake komen zonder de gebruikelijke formaliteiten die de eerste 10-15 minuten van een vooraf geplande 'officiële' conferentie in beslag nemen. Als iedereen op dezelfde golflengte zit, kunt u zich concentreren op het delen van ideeën en het oplossen van problemen, in plaats van tijd te verspillen.